De praktijk

Keurslijf

Wordt het Programma van Eisen door de nauwkeurige omschrijving niet een keurslijf voor de ontwerpers? Een Programma van Eisen moet niet alleen randvoorwaarden stellen, maar ook de visie en de ambitie van de opdrachtgever weergeven.

Het Programma dient als basis voor kwaliteitsbeheersing en kostenbeheersing, maar ook als inspiratiebron voor de ontwerpers. Zij moeten door het Programma van Eisen worden gestimuleerd om met creatieve oplossingen te komen, in plaats van zich te conformeren aan wat is voorgeschreven.

Het Programma van Eisen is een contractstuk dat door twee partijen wordt aanvaard. Over de meeste contracten wordt onderhandeld. De eerste vergadering van het ontwerpteam biedt een goede gelegenheid om het Programma van Eisen toe te lichten. De reactie van de ontwerpers op het Programma van Eisen geeft dan mogelijk aanleiding tot een lichte bijstelling. Bij voorkeur dient de opsteller aanwezig te zijn, om vragen van ontwerpers direct te kunnen beantwoorden en als dat nodig is te kunnen bijsturen.

Voortschrijdend inzicht

Is er nog ruimte voor het voortschrijdend inzicht van de opdrachtgever? Natuurlijk kunnen de eisen worden aangepast of uitgebreid in verband met voortschrijdend inzicht van de opdrachtgever. Dergelijke wijzigingen worden tijdens de voorontwerpfase vastgelegd wanneer het ontwerp nog kneedbaar is. Met een goed Programma van Eisen is het dan ook mogelijk om direct de kostenconsequenties inzichtelijk te maken zodat de opdrachtgever de afweging kan maken.

Bovendien is voor een goed resultaat interactie met de opdrachtgever tijdens het ontwerpproces noodzakelijk. Visualisatie in 3D of met maquettes kan hierbij behulpzaam zijn. Indien de opdrachtgever blijk geeft van aarzelingen of voortschrijdend inzicht, dient zo snel mogelijk duidelijk te worden wat daarvan de status is. Als dergelijke signalen worden genegeerd, verstoren ze in een later stadium het ontwerpproces alsnog. Tegelijkertijd moeten de consequenties voor bijvoorbeeld de kosten of de tijd in beeld worden gebracht bij de besluitvorming.