Valkuilen

In de praktijk doen zich soms problemen voor met het Programma van Eisen. Hier worden enkele valkuilen genoemd.

  • Uitgangspunten waarover onvoldoende is nagedacht of die niet zijn begrepen worden tijdens het ontwerpproces weer ter discussie gesteld.
  • Een Programma van Eisen opstellen waarin alle gebruikers inspraak hebben, leidt tot teveel compromissen of halfbakken eisen. Het ontwerpproces op zich bestaat vaak uit het vormgeven van compromissen. Dan mag een Programma van Eisen geen compromissendocument zijn. (Gebruikers mogen uiteraard meepraten maar dan georganiseerd in een of meer specifieke werkgroepen)
  • Onuitgekristalliseerde uitgangspunten van de opdrachtgever resulteren in onduidelijke eisen waar ontwerpers op vastlopen.
  • Het ambitieniveau is niet in overeenstemming met het budget, wat leidt tot een ontwerp dat financieel onhaalbaar is.
  • Het Programma van Eisen geeft onvoldoende inzicht in prioriteiten, achtergronden en samenhang van uitgangspunten, waardoor ontwerpers niet weten waar zij aan toe zijn.

Bij het opstellen van een Programma van Eisen moeten keuzen worden gemaakt. Soms hebben deze keuzen verstrekkende consequenties voor het functioneren van een organisatie. Er dient dus eerst consensus te zijn over het functioneren van de organisatie in de toekomst. Discussies hierover moeten direct worden opgepakt, om te voorkomen dat ze later leiden tot bijstelling of teleurstelling. Daarbij moet men zich realiseren dat er tussen het opstellen van het Programma van Eisen en de ingebruikname van het ontwerp al snel een periode van vijf jaar zit. De gebruikers die meewerken aan het totstandkomen van het Programma van Eisen zijn tegen de tijd dat het ontwerp wordt opgeleverd vaak al van positie veranderd.

Over de inhoud van het Programma van Eisen bestaan veel misverstanden, die eenvoudig kunnen worden opgehelderd door de volgende stellingen:

  • wat de opdrachtgever niet begrijpt, hoort er niet in thuis;
  • beter een witte vlek dan een niet gedragen uitgangspunt: vraag een oplossing aan de ontwerper;
  • een Programma van Eisen mag vragen van ontwerpers oproepen;
  • een ontwerper moet een huisvestingsprobleem oplossen en niet een intern organisatieprobleem.